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Was zu Seminaren dazugehört

Damit in Hotels Seminare oder Events stattfinden können, braucht es Infrastruktur. Für das gute Gelingen ist auch das Fingerspitzengefühl der Mitarbeitenden gefragt.

Tatjana Caviezel darf sich bei der Siegerehrung feiern lassen: Sie gewinnt Gold in der Kategorie Restaurant Service. (Bilder zvg)

Wer in seinem Hotel Seminare durchführt, braucht viel Fingerspitzengefühl. «Als Erstes hören wir den Gästen gut zu, wenn sie einen Anlass in unserem Hotel durchführen möchten», sagt Daniel Leithner, Leiter Seminar- und Kongresszentrum im Hotel Seedamm Plaza in Pfäffikon/SZ. Denn die meisten hätten zwar eine Idee, sie wüssten wie viele Leute anwesend sein werden und wann der Anlass stattfinden soll, aber die Herausforderungen liegen meistens im Detail.

«Häufig macht man sich als Gast keine Gedanken darüber, wie die Stühle im Saal stehen sollen, welche technischen Einrichtungen man benötigt oder wann eine Pause angebracht ist. Unsere Aufgabe ist es, dem Gast so viel wie möglich abzunehmen», sagt der Vizedirektor weiter, «und die Gäste bei der Planung darauf aufmerksam zu machen, was noch fehlt.» Er begrüsst es, wenn die Gäste Zeit haben, bei ihnen im Betrieb vorbeizukommen, damit sie die Räumlichkeiten in Augenschein nehmen können.

Die richtige Technik

Das «Seedamm Plaza» verfügt über 40 Seminarräume und kann Anlässe für maximal 500 Personen ausrichten. Bei der technischen Einrichtung beschränkt man sich auf das, was regelmässig gebraucht wird. Denn das Equipment kann ziemlich ins Geld gehen. «Wir haben die Seminarinfrastruktur im Haus, die für uns Sinn macht wie Beamer, Screens, Lautsprecher Laptops, Headsets oder Handmikrophone», erklärt Daniel Leithner. Bei anspruchsvolleren Events mietet das «Seedamm Plaza» die Ausrüstung dazu, beispielsweise Übersetzungskabinen oder Installationen für Videokonferenzen. Wenn das Hotel grössere Anlässe durchführt, nimmt es die Unterstützung externer Partner in Anspruch, welche die nötige Infrastruktur zur Verfügung stellen können.

Viele Firmen, die professionell Events durchführen, vermieten ihre Ausrüstung. Der Vorteil für die Hotels ist, dass sie diese nicht selbst kaufen müssen. «Ausserdem ist dann alles vorhanden, was man benötigt. Und ein wichtiger Punkt ist, jemanden vor Ort zu haben, der bei technischen Problemen weiterhelfen kann. Dabei ist es egal, ob man die Infrastruktur mietet oder ob sie bereits vorhanden ist», erklärt Fabian Baumann, Leiter Verkauf und Marketing bei Smartec AG in Aarau. Das Unternehmen ist auf die Veranstaltungstechnik spezialisiert.

Die Kulinarik nicht vergessen

Wichtig bei einem Seminar sind Pausen. Dabei sollte man als verantwortliche Person in den Hotels auf das kulinarische Angebot achten. «In den letzten Jahren mussten wir mehr auf Allergien und Intoleranzen Rücksicht nehmen», erklärt Daniel Leithner vom Hotel Seedamm Plaza. Daher bieten er und sein Team am Mittag einen Stehlunch mit Buffet an. Viele schätzen es, nach dem langen Sitzen einmal zu stehen. Und am Buffet kann man sich das aussuchen, was man möchte. In den Pausen am Vormittag und am Nachmittag bietet das Hotel neben Kaffee, Tee und Gebäck auch Früchte und Säfte an.

Ebenfalls ein wichtiger Punkt für ein Seminarhotel ist die Unterbringung der Gäste. Das «Seedamm Plaza» verfügt über 142 Zimmer, die den Seminargästen zur Verfügung stehen. Diese Gäste wie auch die Feriengäste schätzen ein ausgewogenes und gesundes Frühstück. «Wir achten auch hier darauf, dass wir jedem Gästebedürfnis gerecht werden», sagt der Vizedirektor.

Sehr beliebt bei Seminargästen sei das Rahmenprogramm. «Viele Seminargäste schätzen es, wenn sie sich neben der anstrengenden Kopfarbeit einmal anderweitig beschäftigen können», erklärt der Leiter Seminar- und Kongresszentrum. Zudem hätten sie so die Möglichkeit, ihre Kolleginnen und Kollegen von einer anderen Seite kennenzulernen. Bei zwei bis drei Tage dauernden Seminaren sei oft ein halber Tag für Rahmenprogramme vorgesehen. Das können ganz verschiedene Aktivitäten sein wie Kochkurse, Bewegung an der frischen Luft oder auch ein Ausflug in die Umgebung. «Beliebt sind Programme wie Food Events oder eine Bauernhof-Challenge. Dabei messen sich die Teilnehmenden bei diversen Aufgaben wie Baumnussschätzen oder bei einem Traktor-Parcours.»

(Daniela Oegerli)


Das schauen

Bei der Wahl des Bildschirms spielt es eine Rolle, wie gross der Seminarraum ist und wie viele Personen anwesend sind. Bei Seminaren ab 20 Personen macht ein Beamer Sinn. Damit können alle Teilnehmenden das Gezeigte an der Leinwand sehen. In kleineren Räumen mit weniger Teilnehmenden machen Monitore Sinn. Inter­aktive Monitore kann man wie ein Flipchart nutzen und gemeinsam Dinge aufschreiben. Das Erarbeitete lässt sich zum Schluss abspeichern und verschicken. Jedoch haben diese Bildschirme ihren Preis.

Das Sitzen

Je nach Art des Seminars ist eine andere Weise der Bestuhlung sinnvoll. In einigen Kantonen kontrolliert die Feuerpolizei vor Ort die Seminarräumlichkeiten. Die Polizei gibt dabei vor, wie viele Stühle sich in einer Reihe befinden dürfen. Ausserdem muss man in regelmässigen Abständen Fluchtwege einplanen. Bei den Wänden muss sich ein genügend grosser Abstand zu den Stühlen befinden. Zudem sollten die Stühle miteinander verbunden sein, damit bei einem Notfall nicht einzelne Stühle im Weg stehen.

Das Zuhören

Bei Seminaren mit mehr als 20 Teilnehmenden ist ein Headset für die vortragende Person ein Muss. Damit ist sichergestellt, dass auch die Leute in den hinteren Reihen hören, was vorne gesprochen wird. Bei Diskussionen gibt es die Möglichkeit, Handmikrofone weiterzureichen. Oder es können Mikrofone auf den Tischen ausgelegt werden. Für Lautsprecher muss man als Hotel keine riesigen Investitionen tätigen. Heutzutage sind kleine Lautsprecher sehr effizient und können einfach an den Wänden angebracht werden.

Das Drumherum

Rahmenprogramme geben den Teilnehmenden die Möglichkeit, als Team zusammenzuwachsen. Man spricht hier von Teambildung. Event-Verantwortliche in Hotels haben die Aufgabe herauszufinden, was der Seminargruppe am ehesten entspricht. Beliebt sind Kochkurse oder Wettbewerbe, bei denen man sich untereinander messen kann. Einige Gruppen bevorzugen sportliche Aktivitäten oder möchten die Kultur in der Region erleben. Hotels müssen nicht alles selber organisieren, sie können auch Dritt­anbieter engagieren.

Das Kulinarische

Vor allem für Seminare sind Stehlunches ideal. Weil die Teilnehmenden die meiste Zeit sitzen, sind viele froh, länger stehen zu können. Dennoch sollten Sitzgelegenheiten vorhanden sein. Da die Bedürfnisse und die Geschmäcke unterschiedlich sind, machen Buffets Sinn. Da schwere Speisen aufliegen, sollte das Essen eher leicht sein und dennoch die nötige Energie liefern, um die zweite Hälfte des Seminartages zu überstehen. Je grösser die Anzahl Seminarteilnehmender, desto mehr Servicemitarbeitende benötigt man.


«Die kleinen Dinge erhalten oft zu wenig Beachtung»

Bettina Güntensperger, welches sind die grössten Erwartungen der Gäste an ein Seminarhotel?
Die Gäste erwarten moderne, helle Tagungsräume mit zeitgemässer technischer Ausstattung. Sie wollen einen freundlichen Service, einen reibungslosen Ablauf und eine persönliche Ansprechperson. Zudem erwarten sie ein komfortables Einzelzimmer mit eigenem Bad. Ebenfalls wichtig ist die Verpflegung. Sie sollte ausreichend und von guter Qualität sein.

Was vergessen Verantwortliche in Hotels am häufigsten?
Oft vergessen Hotelverantwortliche, auf die kleinen, aber wichtigen Dinge zu achten. Ich denke da an die persönliche Betreuung der Gäste, die rechtzeitige Weitergabe wichtiger Informationen und die Flexibilität, auf individuelle Bedürfnisse einzugehen.

Wo darf man auch einmal Nein sagen?
Es ist in Ordnung, Nein zu sagen, wenn Bitten oder Wünsche der Seminargäste gegen geltende Regeln oder Vorschriften verstossen, andere Gäste im Haus stören könnten oder Sonderwünsche einfach nicht realisierbar sind. Es ist jedoch wichtig, dies freundlich und transparent zu kommunizieren.

Was darf bei Seminaren in Hotels auf keinen Fall fehlen?
Eine stabile und schnelle Internetverbindung ist ein Muss. Auch sollte die Technik funktionieren, und bei Störungen muss das Hotel schnell reagieren können. Eine klare Kommunikation und Flexibilität im Ablauf wird von den Seminarhotels erwartet. Hier ist ein gewisses Fingerspitzengefühl des Personals gefragt, denn diese Soft Skills tragen viel zu einem nachhaltigen Seminarerlebnis bei.

Zur Person

Bettina Güntensperger war elf Jahre lang Leiterin der Ferienmesse St. Gallen bei den Olma-Messen. Seit dem 1. Juli 2016 arbeitet sie Teilzeit im Convention Bureau und seit dem 1. Januar 2018 als Co-Leiterin – zuerst vom St. Gallen Convention Bureau und seit 2021 von Seminarland Ostschweiz GmbH.


Mehr Informationen unter:

seedamm-plaza.ch